Používanie súkromného motorového vozidla na pracovné cesty si vyžaduje písomnú dohodu medzi zamestnancom a zamestnávateľom. Zamestnancovi patrí základná náhrada za každý prejdený kilometer a náhrada za spotrebované pohonné látky. Pre daňovú uznateľnosť týchto výdavkov a preukázanie nároku na odpočet DPH je nevyhnutné viesť dôslednú evidenciu jázd, známu ako kniha jázd.

Kto má nárok na náhrady a za akých podmienok?

Nárok na cestovné náhrady pri použití súkromného vozidla má nielen zamestnanec v pracovnom pomere, ale podľa § 1 ods. 2 písm. b) zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „ZoCN“) aj iné osoby, ako napríklad:

• Konatelia s.r.o. a členovia štatutárnych orgánov, aj keď nie sú v pracovnoprávnom vzťahu.
• Členovia dozorných rád a iných orgánov právnických osôb.
• Živnostníci (SZČO) a iné samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré využívajú vozidlo nezaradené v obchodnom majetku.

Základnou podmienkou pre vznik nároku je podľa § 7 ods. 1 ZoCN písomná dohoda medzi zamestnancom (alebo napr. konateľom) a zamestnávateľom (spoločnosťou) o použití súkromného vozidla na pracovnú cestu. Bez tejto dohody nie je možné náhrady daňovo účinne vyplatiť.

Z čoho sa skladá náhrada za použitie vozidla?

Celková náhrada pozostáva z dvoch samostatných zložiek:

1. Základná náhrada za 1 km jazdy

Ide o paušálnu sumu, ktorá má pokryť amortizáciu a bežné opotrebenie vozidla. Jej výšku stanovuje opatrenie MPSVR SR a pravidelne sa mení. Pre cesty uskutočnené od 1. januára 2026 platia tieto sadzby:

• 0,313 EUR/km pre osobné cestné motorové vozidlá.
• 0,090 EUR/km pre dvojkolesové vozidlá, trojkolesové vozidlá a štvorkolky.

Podľa § 7 ods. 2 zákona č. 283/2002 Z. z. sa pri použití prívesu k osobnému vozidlu alebo štvorkolke suma základnej náhrady zvyšuje o 15 %.

2. Náhrada za spotrebované pohonné látky (PHL)

Táto zložka pokrýva reálne náklady na palivo spotrebované počas pracovnej cesty. Vypočíta sa podľa vzorca:

Náhrada za PHL = (Počet najazdených km / 100) × Spotreba podľa TP × Cena PHL

• Spotreba podľa technického preukazu (TP): Použije sa údaj o spotrebe pre príslušný cyklus (mesto, mimo mesta, kombinovaný). Ak je v osvedčení uvedená spotreba v členení mestský/mimomestský/kombinovaný cyklus a na žiadosť zamestnanca sa použije len kombinovaný cyklus, spotreba sa podľa § 7 ods. 6 zák. 283/2002 Z. z. zvyšuje o 10 %.
• Cena PHL: Použije sa cena platná v čase použitia vozidla, preukázaná dokladom o kúpe (pokladničný doklad). Ak zamestnanec cenu nepreukáže, na výpočet sa použije priemerná cena zverejnená Štatistickým úradom SR za predchádzajúci kalendárny štvrťrok.

Príklad výpočtu náhrady pre zamestnanca

Konateľ spoločnosti išiel na pracovnú cestu z Bratislavy do Košíc a späť svojím súkromným autom. Celkovo najazdil 880 km. Cenu benzínu preukázal dokladom o tankovaní vo výške 1,75 EUR/liter. Spotreba podľa technického preukazu je 6,2 l/100 km.

1. Základná náhrada: 880 km × 0,313 EUR/km = 275,44 EUR
2. Náhrada za spotrebované PHL: (880 km / 100) × 6,2 l/100km × 1,75 EUR/l = 95,48 EUR
3. Celková náhrada na vyplatenie: 275,44 EUR + 95,48 EUR = 370,92 EUR

Táto suma je pre zamestnanca (konateľa) príjmom oslobodeným od dane a pre spoločnosť daňovým výdavkom.

Kniha jázd: Kedy je povinná a čo má obsahovať?

Kniha jázd je kľúčový dokument na preukázanie, že vozidlo bolo použité na podnikateľské účely. Jej vedenie je nevyhnutné najmä v týchto prípadoch:

• Ak je podnikateľ platiteľom DPH a uplatňuje si odpočítanie dane z nákupu PHL a iných nákladov spojených s prevádzkou vozidla (podľa § 49 ods. 5 zákona o DPH).
• Ak si podnikateľ uplatňuje do daňových výdavkov náhradu za spotrebované PHL podľa skutočnej spotreby a prejazdených kilometrov (podľa § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov).

Zákon nepredpisuje presnú formu, ale pre daňovú uznateľnosť by mala kniha jázd obsahovať minimálne tieto údaje:

• Dátum jazdy
• Čas odchodu a príchodu
• Východiskový a cieľový bod cesty (trasa)
• Účel cesty (napr. „Rokovanie s klientom XYZ, s.r.o. v Banskej Bystrici“)
• Stav tachometra na začiatku a na konci jazdy
• Počet najazdených kilometrov (služobne / súkromne)

Záznamy ako „Jazdy po meste“ bez ďalšej špecifikácie môže správca dane pri kontrole spochybniť.

Špecifiká pre živnostníkov (SZČO)

Živnostník, ktorý používa na podnikanie súkromné vozidlo nezaradené v obchodnom majetku, si môže vybrať z dvoch spôsobov uplatnenia výdavkov:

1. Skutočné výdavky (základná náhrada + PHL): Rovnaký postup ako pri zamestnancovi. Uplatní si základnú náhradu 0,313 EUR/km a náhradu za spotrebované PHL podľa preukázanej spotreby. Vyžaduje si to vedenie podrobnej knihy jázd.

2. Paušálne výdavky na spotrebu PHL: Podľa § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov si môže uplatniť výdavky na spotrebované PHL vo forme paušálu do výšky 80 % z celkového preukázateľného nákupu PHL za daný rok. V tomto prípade:

   • NEVEDIE knihu jázd, ale musí sledovať stav tachometra na začiatku a na konci roka.
   • NEMÁ nárok na základnú náhradu za 1 km jazdy.

Kombinácia týchto dvoch spôsobov nie je možná.

Časté otázky

Musí byť dohoda o použití súkromného vozidla písomná? Áno. Podľa § 7 ods. 1 zákona o cestovných náhradách je písomná forma dohody podmienkou pre vznik nároku na náhrady. Bez nej ide o nedaňový výdavok a zdaniteľný príjem zamestnanca.

Ako postupovať, ak v technickom preukaze nie je uvedená spotreba? Ak údaj o spotrebe chýba, je potrebné použiť údaj z osvedčenia o evidencii alebo technického osvedčenia porovnateľného vozidla s rovnakým typom motora a zdvihovým objemom valcov. Alternatívou je aj doklad od autorizovaného servisu či výrobcu.

Môžem si ako živnostník uplatniť náhradu za kilometer a zároveň 80 % paušál na PHL? Nie. Ide o dva vzájomne sa vylučujúce spôsoby uplatňovania daňových výdavkov. Živnostník si musí vybrať jeden z nich a ten uplatňovať počas celého zdaňovacieho obdobia pre dané vozidlo.

Ako sa preukazuje cena pohonných látok? Najlepším spôsobom je pokladničný doklad z čerpacej stanice. Ak ho zamestnanec nepredloží, použije sa priemerná cena zverejnená Štatistickým úradom SR za obdobie, v ktorom sa pracovná cesta uskutočnila.

Pre posúdenie vášho konkrétneho prípadu a správne nastavenie evidencie odporúčame konzultáciu s daňovým poradcom.